Finden statt Suchen

Die neue Volltextsuche des BdB at work Dokumenten-Managementsystems

Die neuen Funktionen des BdB at work Dokument-Managementsystems

Für einen noch effizienteren Umgang mit den Dokumenten Ihrer Klienten stellt BdB at work nun eine erhebliche Erweiterung des bereits bekannten Ablagesystems bereit. Mit dem kommenden Update, welches wie immer allen Nutzern von BdB at work zur Verfügung stehen wird, bietet Ihnen das Programm eine nochmal leistungsstärkere Ablagestruktur.

Texterkennung mit OCR

Größte Neuerung ist der Einsatz von Texterkennung mit OCR. Mit Hilfe dieser Technologie werden gescannte Dokumente, wie z.B. Ihre Eingangspost, sofort inhaltlich erkannt und können im Rahmen der neuen Volltextsuche ebenso nach Inhalt und nicht nur nach dem gewählten Dateinamen gefunden werden. Die Texterkennung indexiert vollautomatisch alle vorhandenen und neu hinzukommenden Dokumente in Ihren Dokumentablagen sowohl aller Ihrer Klienten als auch die in der Ablagestruktur Ihrer Büro-Dokumentenablage.

Zentraler Posteingang

Größte sichtbare Neuerung ist der Zentrale Posteingang. Ab sofort erfassen Sie alle eingehende Post zentral und an einem Punkt. Kein Wechsel von Klient zu Klient in der Dokumentablage der Klienten mehr. Einfach und bequem können Sie im Zentralen Posteingang alle Eingänge erfassen, scannen, mit zusätzlichen Informationen versehen sowie Wiedervorlagen und Aktennotizen dazu erfassen. Zudem können Sie die so erstellten PDF-Dokumente sofort und ohne Umweg direkt den betroffenen Klienten zuordnen. Alles einfach und bequem per Drag und Drop.

Alle Schritte sind dabei natürlich optional. Der neue Zentrale Posteingang fügt sich so in ihren persönlichen Workflow ein und bietet dabei ein Maximum an Unterstützung. Egal ob Sie erst mal nur die Eingangspost zentral erfassen und zu PDFs verarbeiten möchten und dann, womöglich später von einer anderen Person die Zuordnung auf die Klienten erfolgt oder ob Sie direkt beim Erfassen der Post in die Ablage der Klienten arbeiten möchten, egal ob Sie im Posteingang mit Unterordner-Systemen arbeiten möchten oder lieber alles zusammen liegen lassen. Der Zentrale Posteingang hilft Ihnen mit seinen vielfältigen Möglichkeiten.

Volltextsuche

Was nützen aber die tollsten Ablagesysteme wenn man nichts wiederfindet? Mit der neuen Volltextsuche in BdB at work gehört „suchen“ der Vergangenheit an. Im Ablagesystem eines Klienten können Sie ab sofort Dokumente nach Inhalt und nicht nur nach Dateinamen wiederfinden. Selbstverständlich funktioniert diese neue Filterfunktion über alle Unterordner des Klienten hinweg. Sie müssen also nicht vorher wissen wo Sie „suchen“ müssen sondern tippen das was Sie sehen möchten einfach in die neue Volltextfilter-Zeile.

Breite Formatunterstützung

Für die neue Volltextsuche notwendige inhaltliche Erkennung der zu findenden Dokumente ist die im Hintergrund agierende Volltextindexierung von BdB at work zuständig. Diese indexiert, d.h. sie zerlegt die Dokumentinhalte in einzelne Wörter und merkt sich welches Wort in welchem Dokument steht, eine große Zahl von Dokumentarten wie sie in einer Dokumentablage zu finden ist.

Derzeit unterstützt BdB at work für die inhaltliche Erkennung und Indexierung die folgenden Dokumentformate:

  • RTF, das Format in dem die in BdB at work integrierte Textverarbeitung arbeitet und speichert.
  • PDF, egal ob in BdB at work gescannt und erstellt oder durch andere Software erstellt.
  • DOC, das alte Binärformat von Microsoft Word.*
  • DOCX, das seit 2007 verwendete Format von Microsoft Word.
  • XLS, das alte Binärformat von Microsoft Excel.*‘
  • XLSX, das seit 2007 verwendete Format von Microsoft Excel.
  • TXT, Standard-Format für einfache Texte, z.B. vom Windows Editor.
  • JPG, PNG, TIF, Bilder werden mittels Texterkennung auf Inhalt untersucht.

* Für DOC und XLS ist ein installiertes Microsoft Word, bzw. Microsoft Excel notwendig.